Ende Juni 2018 hat amontis 3 Plätze für das Seminar Einführung in das Projektmanagement nach PMI® Foundation an HeiSDA vergeben. Das Grundlagen – Seminar ist der Einstieg in ein praxisorientiertes Projektmanagement und basiert auf den weltweit anerkannten Standards des PMI®. Für amontis war hierbei zielführend, dem HeiSDA-Team bei der zukünftigen Projektplanung mit fundierten Projektmanagement Kenntnissen unterstütztend helfen zu können.
Für amontis war es natürlich wichtig zu erfahren, wie das Projektmanagement-Seminar die Arbeit der HeiSDA e.V. in der Praxis positiv beeinflusst hat bzw. dabei helfen konnte, strukturierte und nachhaltige Arbeitsergebnisse zu erzielen. Nicht nur deshalb freuen wir uns über den ersten Erfahrungsbericht.
Janne Wanner, Vorstandsmitglied der HeiSDA e.V. und Teilnehmerin des Seminars, hat für uns einen detaillierten Bericht verfasst:
Inwiefern das Projekt Management Seminar meine Arbeit mit HeiSDA e.V. beeinflusst
von Janne Wanner
Das Projekt Management Seminar im Juni inspirierte uns sehr und löste eine große Motivation aus, ein Strategiewochenende für das HeiSDA-Team zu gestalten, bei welchem wir das Gelernte weitergeben und weitere Teilprojekte planen wollten. Dies sollte uns helfen, eine bessere Struktur in unserer Vereinsarbeit zu finden und effizienter, sowie fehlerfreier zu arbeiten. Da wir alle lediglich Studenten verschiedener Fachrichtungen sind und bisher wenig Erfahrung mit Projektmanagement haben, schien es uns sehr hilfreich, uns in diesen Bereich zu vertiefen, um damit unter anderem zu vermeiden, dass gleiche Aufgaben mehrmals und von verschiedenen Personen durchgeführt wurden. Außerdem sollte uns das Strategiewochenende helfen, die nächsten Monate unserer Arbeit klar zu strukturieren, zu diskutieren, was unsere Ziele sind und damit die Motivation an der Mitarbeit zu steigern. Dies fand nun am vergangenen Wochenende erfolgreich statt.
Das Strategiewochenende beinhaltete Erzählungen unserer Erfahrungen während des Seminars und wir versuchten, allgemeine Methoden des Projektmanagements nach PMI zu vermitteln. In der Vorbereitungsphase hatten wir verschiedene Arbeitsschritte der Projektplanung ausgewählt, die uns für die Arbeit mit HeiSDA als relevant und hilfreich erschienen, um diese während des Wochenendes in den verschiedenen Arbeitsuntergruppen zu bearbeiten. Die Untergruppen, welche sich in Bereiche wie Public Relations, Forum, Projektplanung, Finanzen und Volunteerbetreuung aufteilen, wählten zunächst jeweils ein Projekt, welches für diese Untergruppe in den kommenden Monaten anstehen wird. Diese Projekte wurden dann unter meiner Anleitung und mithilfe der Methoden, die ich durch das Projektmanagementseminar bei
amontis gelernt hatte, Schritt für Schritt geplant.
Arbeitsschritte während des Strategiewochenendes:
Nachdem wir unsere allgemeinen Erfahrungen während des Seminars mitgeteilt hatten und die Untergruppen ihre Projekte ausgewählt hatten, baten wir diese, ein Projektcharter zu erstellen, um sich zu verdeutlichen, was das Projekt beinhalten sollte, auf welche Ziele es hinarbeitete, welchen Zweck es verfolgte und um mögliche Risiken sowie das Akzeptanzkriterium zu formulieren.
Der nächste Schritt beinhaltete die Identifikation der Stakeholder, sowie die Einordnung dieser in ein Chart bezüglich deren Einfluss und Interesse am Projekt. Anschließend füllten die Untergruppen Anforderungsdokumentationsbögen aus, um sich bewusst zu machen, welche Anforderungen das Projekt an die einzelnen Stakeholder hat und welche Priorität jene Stakeholder haben.
Von diesem Stand aus ging es in die konkrete Planung der Projekte. Arbeitsschritte und -phasen wurden herausgearbeitet und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Daraufhin konnten konkrete Termine festgelegt werden, an welchen die verschiedenen Arbeitsschritte beendet sein sollten und es wurde berechnet, wie groß der zeitliche Puffer einer Aufgabe sein darf, sodass das geplante Abschlussdatum des Projektes eingehalten werden kann. Die Ausarbeitung der Arbeitsschritte auf diese anschauliche Weise ermöglichte uns, einen klareren Blick dafür zu bekommen, in welcher Beziehung die Arbeitsschritte zueinander stehen und sich gegenseitig bedingen. Außerdem wurde uns an diesem Punkt deutlich, wie und an welchen Punkten sich die Aufgaben der Untergruppen überschneiden und voneinander abhängen. Diese Erkenntnis führte uns dazu, am Ende des Workshops eine Mindmap zu erstellen, welche alle Aufgabenbereiche und Untergruppen sowie deren Verantwortlichkeiten in Beziehung zueinander darstellte.
Das Erstellen einer Verantwortungsmatrix in den Untergruppen unterstützte den Prozess, Verantwortungen klar zu verteilen, abzugrenzen und zu differenzieren. Dies sehe ich als einen bedeutenden Punkt, um die Arbeit mit HeiSDA effizienter und erfolgreicher zu gestalten. Ein weiterer Arbeitsschritt war das Erstellen eines Kommunikations-Management-Plans. Dieser sollte uns dabei helfen, einen weiteren Schwachpunkt in der vereinsinternen Arbeit HeiSDAs zu vertiefen und damit bestmöglich zu eliminieren.
Den Abschluss des Workshops bildete ein gemeinsames Brainstorming zu möglichen Risiken und wie diese gering gehalten werden können bzw. wie man mit möglichen Risiken umgehen kann und eine Reflektion sowie Feedback zu den einzelnen Arbeitsschritten des Workshops. Dieser Schritt ermöglichte uns erneut, einen Überblick über die gewonnen Erkenntnisse zu erlangen und führte zu einer Diskussion, wie wir Projekte und Teilprojekte in Zukunft besser Evaluieren und Dokumentieren könnten, um wiederholte Fehler zu vermeiden.
Feedback der Workshop-Teilnehmer
Die Feedbackrunde des Workshops zur Projektplanung bei unserem Strategiewochenende war insgesamt positiv und verdeutlichte, dass es allen Teilnehmern sehr sinnvoll scheint, einige der vermittelten Methoden in Zukunft anzuwenden und zu vertiefen. Außerdem sei es sehr hilfreich gewesen, um eine konkrete Planung der Aufgaben für die nächsten Wochen auszuarbeiten und sich Aspekten bewusst zu werden, die bisher wenig oder keine Beachtung genossen hatten. Die Struktur, welche durch die einzelnen Planungsschritte vermittelt wurde, führte zu einer inspirierten und motivierten Stimmung, welche uns in den nächsten Wochen und Monaten der Arbeit mit HeiSDA und evtl. auch darüber hinaus begleiten wird. Es schlossen sich diverse konstruktive Diskussionen an den Workshop an, welche sowohl die Vereinsstruktur, als auch unsere Arbeitsweisen und Ansprüche an Projekte und Projektpartner in Frage stellten. Müde, jedoch voller Tatendrang und neuer Motivation beendeten wir das Wochenende und starteten in die ersten nun ausgearbeiteten Arbeitsschritte unserer geplanten Projekte.
Persönlicher Lernzuwachs
Im Zuge der Planung des Strategieworkshops ging ich sämtliche Unterlagen durch, die ich durch das Projektplanungs-Seminar bei amontis angesammelt hatte und konnte so reflektieren, welche der Methoden ich bereits verinnerlicht hatte und was schon in Vergessenheit geraten war. Das Wiederholen der Methoden und das anschließende Ausarbeiten eines Workshops sowie das gemeinsame Anwenden der Methoden an neue Projekte der Untergruppen ermöglichte mir eine tiefere
Auseinandersetzung und ein besseres Verständnis dessen. Es verdeutlichte mir unter anderem, dass unterschiedliche Arbeitsschritte je nach Projekt unterschiedliche Relevanz und Detailgenauigkeit verlangen.
Außerdem verdeutlichte mir der Vorbereitungsprozess des Workshops, wieviel ich tatsächlich aus dem Seminar bei amontis mitgenommen hatte und bereits problemlos anwenden konnte. Immer wieder wird mir bewusst, wie ich bereits strukturierter an Projekte herangehe und bedeutende Schritte, wie eine Stakeholderanalyse, eine Definition und zeitliche Strukturierung von Arbeitsschritten, einen Risiko- und Kommunikationsmanagement-Plan, sowie eine Lessons-Learned-Dokumentation in meinem Kopf durchgehe, um wichtige Aspekte im Auge zu behalten.
Ich bin gespannt, wie die Untergruppen von HeiSDA in den bevorstehenden Wochen ihre Projekte in die Tat umsetzen werden und bin mir sicher, dass es wesentlich strukturierter und effizienter vonstattengehen wird als bisher.
Herzlichen Dank Janne, für Deinen ausführlichen Bericht!
Mehr Infos über das Seminar finden Sie hier: Einführung in das Projektmanagement nach PMI® Foundation
Mehr Infos über die Zusammenarbeit zwischen HeiSDA und amontis finden Sie hier: amontis verhilft HeiSDA zu praxisorientiertemProjektmanagement
